『時間の超基本』

今回は、二間瀬敏史さんによる『時短、効率化の前に　今更聞けない時間の超基本』を紹介します。

時間管理は多くの人にとって、日々のストレスを軽減し、生産性を向上させる鍵となる。本記事では、効果的な時間管理方法について解説し、読者がこれを実生活に適用するための具体的なアドバイスを提供する。

予測可能なタスクと不可能なタスクの振り分け

日々の業務を効率的に管理するためには、タスクを「予測可能なもの」と「不可能なもの」に分類することが重要です。予測可能なタスクは計画しやすいですが、不可能なタスクは予期せぬ問題が生じやすいため、可能な限りの時間を割り当て、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を駆使して対応することが求められます。

効率化とスキマ時間の活用

作業の無駄を省くことにより、例えば30分の作業を25分で終わらせることができれば、その差は大きな効率化につながります。また、スキマ時間を上手に活用することも重要です。トイレや通勤時間などの短い時間を使って、読書や論文の検索など、短期間で完了可能なタスクを行うことで、1日の生産性を大きく向上させることができます。

タスクに優先順位をつける

日々のタスクには、Trelloなどのツールを使って優先順位をつけ、緊急性と重要性に基づいてソートします。このプロセスにより、限られた時間の中で最も重要なタスクに集中することが可能になります。

目標設定の方法

目標を設定する際には、「6・3・1の法則」を用いて、6ヶ月、3ヶ月、1週間単位でスケジュールを立てます。これにより、長期的な目標達成に向けて日々のタスクがどのように貢献しているかを視覚的に確認することができます。

時間の見積もりとタスク管理

新しいプロジェクトや未経験の仕事には、予想外の時間がかかることが多いため、初めての仕事では予想の3倍の時間を見積もることが一つの指針です。また、ToDoリストよりもタスク管理の方が、どれだけの時間が必要でいつまでに完成させるべきかが明確になり、時間内に確実に結果を出すための計画が立てやすくなります。

日々の仕事の効果的な配分

1日の仕事は、エネルギーレベルや集中力が自然と高まる時間帯に合わせて配分することが効果的です。特に朝の時間は集中力が高まりやすいため、この時間を利用して最も難易度の高い作業に取り組むことが推奨されます。

時間管理は単なるスケジューリング以上のものです。自己管理、目標設定、そして継続的な自己改善のプロセスを含んでいます。上記の方法を日々の生活に取り入れることで、より充実した時間を過ごし、自身の目標達成に大きく近づくことができるでしょう。